Chargé de la Coordination Administrative et Organisationnelle de la Direction Générale des Services H/F - Communes

- Intitulé du poste : Chargé de la coordination administrative et organisationnelle de la direction générale des services
- Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité directe de la Directrice Générale ou du Directeur Général des Services (DGS).
- Positionnement : Membre de l'équipe de direction générale. Suppléante de la DGS sur les affaires courantes et administrativement supérieure aux secrétariats classiques.

Missions principales
Co-pilotage stratégique et suppléance
- Assister la DGS dans la gouvernance globale de la collectivité et la mise en oeuvre du projet politique.
- Assurer la continuité du service et la suppléance de la DGS en son absence (hors actes de représentation politique exclusifs).
- Superviser le secrétariat général et la gestion des parapheurs de la direction générale des services, .
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Pilotage de l'organisation et management transversal
- Organier et gérer des agendas de la DGS.
- Préparer et suivre budgétaire de la direction générale.
- Impulser, structurer et sécuriser les circuits de décision et de validation entre les directions et la DGS.
- Arbitrer les urgences opérationnelles et fluidifier les relations interservices.
- Suivre des projets d'optimisation organisationnelle et de modernisation des services en collaboration avec les directeurs et directeurs de pôle (dématérialisation, RGPD, démarche qualité).
- Promouvoir et suivre des projets stratégiques menés par la DGS.
- Aider à la coordination des actions entre les différents services municipaux pour assurer la mise en oeuvre des décisions prises par la DGS.

Supervision des instances institutionnelles et des arbitrages
- Coordonner la préparation et le suivi des instances délibératives (Conseil municipal/communautaire, Bureau, Commissions) en lien avec les directions.
- Participer aux comités de direction et représentation de la DGS lors de réunions internes et externes.
- Garantir la qualité, la conformité juridique et la cohérence des rapports soumis à l'arbitrage de la DGS.
- Veiller à la mise en oeuvre opérationnelle des décisions prises en comité de direction (COSTRAT et CODIR).

Gestion des dossiers complexes et transversaux
- Piloter directement des dossiers spécifiques, confidentiels ou transversaux à la demande de la DGS.
- Concevoir, analyser et suivre les tableaux de bord stratégiques de la collectivité.
- Gestion et suivi des correspondances importantes et sensibles pour la DGS.
- Rédiger les notes administratives et élaborer de documents à destination des services et des élus.

Force de propositions
Être force de propositions d'améliorations dans l'organisation et le fonctionnement administratif de la direction générale des services
- Contribution à l'optimisation des processus administratifs pour renforcer l'efficacité des projets de la direction.

Profil et compétences requises
Savoir-faire (Compétences managériales et techniques)
- Expertise en fonctionnement des collectivités, environnement juridique et finances publiques.
- Aptitude avérée au management transversal et à la conduite du changement.
- Techniques de négociation, de médiation et d'arbitrage.
- Excellentes capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction stratégique (notes d'aide à la décision).
Savoir-être (Qualités professionnelles)
- Posture de cadre supérieur : loyauté institutionnelle, diplomatie et sens de la nuance.
- Confidentialité absolue face aux informations stratégiques et politiques.
- Très forte disponibilité, résistance au stress et adaptabilité.
- Leadership naturel pour fédérer les équipes autour des directives de la DGS.
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Position stratégique : travail transversal au coeur de la Direction Générale des Services
- Représentation ponctuelle de la DGS : Participation à des réunions internes et externes pour représenter la direction et faciliter la communication des décisions.
- Polyvalence des missions :Travail sur une diversité de sujets allant de la gestion administrative à l'appui sur des projets opérationnels de grande importance.

Disponibilité requise : Horaires flexibles selon les besoins de la DGS, notamment en fonction des réunions ou des urgences administratives.
- Gestion de la pression :Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle dans un contexte de délais serrés