Responsable de l'Unité Coordination des Salles et Manifestations H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Le Responsable de l'Unité Coordination des Salles et Manifestations pilote l'activité des salles rattachées à la Direction et anime une équipe composée de 19 agents. Il s'assure de la qualité de la représentation protocolaire des deux collectivités, ainsi que de celle des différents partenaires pouvant y être associés.
Sous l'autorité du chef de service, il rend compte des manifestations organisées dans les salles et contribue à leur bon déroulement.

Coordonner et superviser les agents des salles municipales :
- Réaliser les plannings des agents en respectant un principe de roulement dans les différentes salles et en assurer leurs temps de repos
- Définir le niveau de mobilisation en fonction du planning d'occupation des salles et de l'importance de la manifestation
- Piloter et superviser l'activité des agents, effectuer les entretiens professionnels

Garantir le bon déroulement des manifestations :
- Contrôler régulièrement l'entretien des locaux des différents sites et l'état du matériel technique (mobilier, système de sonorisation, etc) et vérifier la conformité des installations
- Maintenir à jour le tableau de capacité des salles et veiller à son respect
- Proposer au Chef de service et au Directeur une programmation pluriannuel de travaux d'entretien/rénovation des locaux, programmation qui s'insérera dans la PPI de la direction
- Sensibiliser le personnel et les usagers aux dispositifs de sécurité (extincteurs, sorties de secours, ...)
- Veiller au respect des règles de sécurité en lien avec les responsables secours/incendies de chaque site

Piloter et superviser les manifestations majeures organisées dans les salles :
- S'assurer du bon dimensionnement des effectifs mobilisés et du dispositif événementiel au regard de l'importance de la séquence et des personnalités présentes
- Assurer les temps de brief et débrief avec les équipes mobilisées
- Veiller à la bonne coordination des équipes sur les temps de montage-démontage et pendant la manifestation
- Superviser les mises en place : cafés d'accueil, vins d'honneur, cocktails, mobilier, son, projection, etc
- Assurer le rôle de modérateur des prises de parole si présence du Maire-Président ou de son représentant

Etablir un audit de l'organisation de l'activité des salles :
- Réaliser des entretiens individuels et/ou collectifs avec l'ensemble des personnels de l'unité, responsables d'équipe comme agents de salle
- Interroger le processus de validation et d'organisation des événements dans les salles
- Identifier les risques induits par le processus existant sur la surcharge de travail et le respect des temps de repos
- Etablir une note d'étonnement sur le fonctionnement des salles et proposer des pistes d'amélioration


Activités occasionnelles : Participer aux manifestations protocolaires de la Direction

Profil recherché :

- Cadre d'emplois : Technicien territorial (ouvert aux titulaires, ou contractuels à titre dérogatoire)
- Vous avez une bonne connaissance de la réglementation des établissements recevant du public et des règles protocolaires de base
- Vous êtes reconnu pour votre loyauté et transparence
- Vous avez le sens de la confidentialité et de la discrétion
- Vous êtes en mesure de travailler en transversalité et de fédérer une équipe
- Doté d'un bon relationnel vous êtes à l'aise dans l'accueil du public et la régulation de conflits


? Une ou plusieurs expérience(s) en management d'équipes opérationnelles constituerait un réel avantage sur ce poste

Contraintes particulières : Disponibilité soirs, weekends et jours fériés, port obligatoire de la tenue protocolaire lors des manifestations, Télétravail : Possibilité d'un jour par semaine et selon l'activité